Arrivée et départ

Le processus numérique d'arrivée et de départ de CampDESK Pro remplace les fiches de police papier et accélère considérablement l'accueil des clients.

Effectuer une arrivée

Pour enregistrer l'arrivée d'un client :

1. Ouvrez la réservation depuis la vue journalière ou la liste des réservations
2. Cliquez sur « Démarrer l'arrivée »
3. Saisissez les données de déclaration (obligatoires légalement)
4. Vérifiez le nombre de personnes et les accompagnants
5. Relevez si besoin les compteurs (électricité, eau)
6. Confirmez l'arrivée

Fiche de police numérique

CampDESK Pro crée automatiquement la fiche de police avec les données suivantes :

• Prénom et nom du client principal
• Date de naissance et nationalité
• Adresse du domicile
• Type et numéro de la pièce d'identité
• Immatriculation du véhicule
• Nombre d'accompagnants

Saisir les accompagnants

Pour chaque accompagnant vous pouvez saisir :

• Nom et date de naissance
• Lien de parenté ou relation avec le client principal
• Ses propres données de pièce d'identité (obligatoires pour les clients étrangers)

Saisie de la pièce d'identité

Pour la vérification d'identité, CampDESK Pro propose :

• La saisie manuelle du numéro de la pièce
• Le choix du type de document (carte d'identité, passeport, permis de conduire)
• La saisie de la date de validité

Relevés de compteurs à l'arrivée

Si votre camping facture selon la consommation :

1. Saisissez le relevé du compteur d'électricité à l'arrivée
2. Facultatif : relevez le compteur d'eau
3. Les valeurs sont automatiquement liées à la réservation

Effectuer un départ

Le processus de départ comprend :

1. Ouvrez la réservation du client qui part
2. Cliquez sur « Départ »
3. Relevez les compteurs au départ
4. Le système calcule la consommation avec les tarifs de vos paramètres
5. Complétez si besoin par des frais supplémentaires
6. Confirmez le départ

Le montant final est calculé côté serveur et entièrement rattaché à la réservation : tarifs appliqués, consommation, postes additionnels, montant de base et montant final.

> ⚠️ Les montants affichés par le formulaire avant l'envoi sont un aperçu avec des valeurs fixes, et non vos tarifs. Seul le montant après l'envoi fait foi.

> ⚠️ Le départ ne crée aucune facture. Générez-la ensuite via Charger la facture dans les détails de la réservation.

> ⚠️ L'état de propreté de l'emplacement n'est pas automatiquement mis à « à nettoyer » au départ.

Départ rapide

Pour les clients sans facturation de consommation, le bouton Départ dans les détails de la réservation suffit. Le séjour est clôturé et l'emplacement libéré.

Clients sans réservation

Pour les clients sans réservation préalable :

1. Utilisez « Sans réservation » dans le tableau de bord ou la gestion des réservations
2. Choisissez un emplacement libre
3. Saisissez les données du client et la période souhaitée
4. La réservation et l'arrivée sont effectuées en une seule étape

Aperçu des arrivées et départs en cours

Dans le tableau de bord et la liste des réservations, vous voyez à tout moment :

• Les arrivées attendues non encore enregistrées
• Les départs en retard non encore effectués
• Les clients dont les données de déclaration sont incomplètes