Inchecken en uitchecken

Het digitale incheck- en uitcheckproces van CampDESK Pro vervangt papieren registratieformulieren en versnelt de gastontvangst aanzienlijk.

Inchecken uitvoeren

Bij het inchecken van een gast gaat u als volgt te werk:

1. Open de boeking via het dagoverzicht of de boekingenlijst
2. Klik op „Inchecken starten"
3. Leg de registratiegegevens vast (wettelijk verplicht)
4. Controleer het aantal personen en medereizigers
5. Leg indien nodig meterstanden vast (stroom, water)
6. Bevestig het inchecken

Digitaal registratieformulier

CampDESK Pro maakt het registratieformulier automatisch aan met de volgende gegevens:

• Voor- en achternaam van de hoofdgast
• Geboortedatum en nationaliteit
• Woonadres
• Type en nummer van het identiteitsbewijs
• Kenteken van het voertuig
• Aantal medereizigers

Medereizigers vastleggen

Voor elke medereiziger kunt u vastleggen:

• Naam en geboortedatum
• Familieverhouding of relatie tot de hoofdgast
• Eigen identiteitsgegevens (verplicht bij buitenlandse gasten)

Identiteitsbewijs vastleggen

Voor identiteitscontrole biedt CampDESK Pro:

• Handmatige invoer van het documentnummer
• Documenttype kiezen (identiteitskaart, paspoort, rijbewijs)
• Geldigheidsdatum vastleggen

Meterstanden bij aankomst

Als uw camping verbruiksafhankelijk afrekent:

1. Voer de meterstand van de elektriciteit bij aankomst in
2. Optioneel: watermeterstand vastleggen
3. De waarden worden automatisch aan de boeking gekoppeld

Uitchecken uitvoeren

Het uitcheckproces omvat:

1. Open de boeking van de vertrekkende gast
2. Klik op „Uitchecken"
3. Leg de meterstanden bij vertrek vast
4. Het systeem berekent het verbruik met de tarieven uit uw instellingen
5. Vul indien nodig aanvullende kosten aan
6. Bevestig het uitchecken

Het eindbedrag wordt serverzijde berekend en volledig bij de boeking vastgelegd: toegepaste tarieven, verbruik, aanvullende posten, basisbedrag en eindbedrag.

> ⚠️ De bedragen die het formulier voor het verzenden toont, zijn een voorbeeld met vaste waarden en niet uw tarieven. Bindend is het bedrag na het verzenden.

> ⚠️ Uitchecken maakt geen factuur aan. Genereer deze daarna via Factuur laden in de boekingsdetails.

> ⚠️ De schoonmaakstatus van de staanplaats wordt bij het uitchecken niet automatisch op „te reinigen" gezet.

Snel uitchecken

Voor gasten zonder verbruiksafrekening volstaat de knop Uitchecken in de boekingsdetails. Het verblijf wordt afgesloten en de staanplaats vrijgegeven.

Walk-in-gasten

Voor gasten zonder voorafgaande reservering:

1. Gebruik „Walk-in" op het dashboard of in het boekingsbeheer
2. Kies een vrije staanplaats
3. Leg de gastgegevens en de gewenste periode vast
4. Boeking en inchecken worden in één stap afgehandeld

Overzicht van openstaande check-ins en check-outs

Op het dashboard en in de boekingenlijst ziet u op elk moment:

• Verwachte aankomsten die nog niet zijn ingecheckt
• Te late vertrekken die nog niet zijn uitgecheckt
• Gasten met onvolledige registratiegegevens